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Cómo organizar un festival y no morir en el intento (De la A a la Z)





Con humor y muy someramente pero con la experiencia de dirigir varios festivales importantes en Extremadura (WOMAD, FESTIVAL DE TEATRO CLASICO DE CACERES y ENVIDEO), Marce Solís repasa de la A a la Z los principales pasos para organizar un festival y salir vivo de él. Se acompaña de algunos términos en inglés que se utilizan en todos los festivales del mundo.

a.- Tema. Música, teatro… hasta "doma de avestruces salvajes" o "festival de quesos curados en aceite" (cualquier otra disciplina artística puede valer). Especialidad: del triphop al kabuki pasando por "quesos de cierva virgen". (Como se queda realmente bien es inventándose uno; por ejemplo, 1er Festival Cantes de Quintos).

b.- Presupuesto (Budget). Peliagudo y trascendental apartado. Siempre debe parecer escaso, aunque no lo sea. Si se desea continuidad y seriedad: que el presupuesto dependa del festival y no el festival del presupuesto. Partidas: cachets, producción, sonido, luz, etcétera y varios. (El éxito de un festival es inversamente proporcional a la partida destinada a "varios").

c.- Destinatarios/criterios. ¡Los jóvenes naturalmente!. Craso error y causa mayoritaria del fracaso de muchos eventos. Un festival no es un cumpleaños ni una fiesta generacional, por lo que debe fijarse con unos criterios intemporales y alejados de modas transitorias. Los gustos personales cuando estos son demasiado exquisitos hay que aparcarlos indefinidamente, al igual que prejuicios y manías (Work'n for the people). Es obligatorio introducir criterios selectivos y evolutivos, y presentar siempre alguna novedad, estreno, o sorpresas varias que causen controversia e incluso polémica. (Que una monja baile, por ejemplo, como ha indicado el director del Festival de Edimburgo).

d.- Geografía. Desde local hasta interplanetario. Depende del apartado b. Por muchos aires de grandeza que tenga el patrón si el apartado b es de "menos nada", hay que hacerle ver que sólo abarcará al bloque o como mucho al barrio. El alcance del mismo tambien viene condicionado por las estrellas. Puede haber sorpresas. (Los participantes en los festivales de música dance y electrónica (Raves), nos los conocen ni en su casa a la hora de pinchar, y llenan grandes recintos).

e.- Infraestructura. ¿Que hay en el lugar?. Se pueden tener todos los dólares del mundo para traer a Mikel Jacson con Pavarotti haciendo coros y Claudia Schifer de gogó; pero al menos que en el lugar haya una pensión (o dos) y pase un autobús de vez en cuando.
(Sería bueno que también hubiera suficiente corriente eléctrica).

f.- El espacio (físico). ¿Abierto o cerrado?. Más bonito, caro y complicado en abierto (hay que crear algo que no existe). Y puede que ocurra la peor pesadilla de los organizadores de festivales al aire libre: ¡que llueva!. En cerrado no llueve pero el sonido resultará problemático y la estética puede ser hiriente. Y siempre, siempre, habrá que luchar con dos elementos naturales extremadamente sensibles: la naturaleza misma (en el campo) y los delicados tímpanos de los vecinos (en la ciudad). Todo es subsanable con un buen apartado b, incluso la lluvia.
(España es el país que suspende más conciertos por causas naturales…y artificiales).

g.- Dotación técnica natural. Inventarse nuevos espacios está bien pero hacerlo donde ya se ha hecho algo antes es mejor. Da igual que haya sido una feria de ganado, lo que importa es que el primer pato lo han pagado otros. (Supone un ahorro).

h.- Fechas/horas. Que a menos de 100 km del lugar no haya otro festival de similares características. Pensar que el nuestro va a tener más éxito que el otro es un error habitual que tiende a producir ulcera. A tener en cuenta: clima, fiestas, costumbres y carencias. Cerrar la fecha y el cartel con un año de antelación es lo ideal. (En los mejores festivales se cierra días u horas antes del comienzo). Cumplir el horario oficial es símbolo de seriedad, sobretodo el comienzo (el final es otra cosa).

i.- Aprender, espiar, copiar. Asistir como espectador a otros festivales es la mejor escuela para aprender aciertos y evitar errores. Mezclarse con el público es muy enriquecedor al igual que espiar el trabajo y los medios de otros colegas. (Los problemas siempre son los mismos, las soluciones no).

j.- Luz & sonido (Rider). El 50% del éxito de un festival depende de este apartado. Lo ideal es que se destine la misma cantidad proporcionalmente que se destina a la contratación de artistas. Es muy difícil hacerles ver esto a los patronos. Misión ardua pero no imposible. Da seguridad, garantía y tranquilidad. (Ojo con las empresas que disponen de "lo más" en luz y sonido y "lo menos" en personal cualificado, es preferible siempre lo contrario).

k.- Personal (Crew). Contratar personal del lugar es una magnifica y agradecida inversión. Se trabaja mucho mejor con alguien lugareño, interesado y curioso que con alguien cargado de títulos y experiencias desconocidas y lejanas. (Los trabajadores de los festivales (Rainers) son una raza especial, hay que cuidarlos como cualquier especie en extinción).

l.- Empresas . Fundamental: implicar al mayor número posible de empresas que operen en la zona. Hay que hacerlos partícipes y necesarios en esta misión y la forma más rápida y segura es haciéndoles ganar dinero. (Si la materia prima es de fuera al menos que la comida sea del lugar).

ll.- Managers. En esta selva proliferan mucho intermediario, mucho listo y muchas ganas de obtener dinero fácil. Siempre queda la continua sensación de que te están engañando, siempre. Las negociaciones son un autentico mercado de ganado. (Un 10 o un 20 % es la cuestión).

m.- Paquetes. Ultimamente son muchas las oficinas de contratación que llevan más de un producto. Tienen en común el estilo, el género o que han hecho juntos la mili. Simplifica, abarata costes, y si todo resulta bien ellos se encargan de facilitar el trabajo para próximas ediciones.

n.- Lo autóctono (Local). Hay que incluir productos de la tierra, sobretodo si el festival es con fondos públicos. Y en las mismas condiciones que el resto del genero. Igual cantidad/calidad de watios, voltios, camerinos y bocatas. (El cachet puede ser distinto).

ñ.- Orden de actuación (Running). Es más una cuestión psicológica que real. Situar en último lugar a las estrellas no siempre es acertado. En determinadas circunstancias y para asegurar una asistencia de público constante es conveniente colocar a los mas conocidos en los días/horas más intempestivas y viceversa. Lo adecuado es combinar estrellas incipientes con consagradas. Todo buen festival debe tener como principal deseo que se produzca el milagro: ¡un desconocido eclipsa a un consagrado!. (Esto da un prestigio…).

o.- Presentador/animador (Speaker). No está para lucirse él, sino el festival. Debe tener tablas, ser del lugar y estar relacionado con el tema. Resulta agradecido que sea popular, pero no más que los cabezas de cartel. Ameno, conciso y si es posible divertido. (Huir de plastas, chillones y pseudograciosos).

p.- Cartel, publicidad, programas (Poster/design). El cartel es la tarjeta de presentación. Existen grandes profesionales y artistas (no es lo mismo) de la imagen y el diseño, es conveniente marcarles unas pautas. Lo que importa es dar a conocer el festival y no al autor del cartel. La publicidad depende de la cobertura que se quiera dar; la indirecta es más eficaz que una pegada de carteles. La promoción vendida como información es muy valiosa. El programa de mano con todo y todos; dejando espacio para el autobombo. (Que parezca el mejor festival del planeta).

q.- Venta de entradas (Tickets). Con suficiente antelación podremos comprobar el éxito o no de la convocatoria y actuar en consecuencia.
(No ponerse histéricos el primer día de venta, los españoles lo dejan todo para última hora).

r.- Otras instituciones. Si el festival es oficial, (y si no también) hay que procurar la colaboración de otros organismos, esto facilita el trabajo y ahorra apartado b. No siempre es posible y hay que prepararse para todo lo contrario.
(No todas las instituciones están administradas por la misma ideología).

s.- Ayuntamiento. Ineludible trabajar estrechamente con el ayuntamiento. Hay que llevarse bien con el concejal de turno (con el alcalde mejor). Pero más importante es hacerlo con el funcionario encargado de la labor en cuestión. De su buena o mala disposición va a depender el éxito de la empresa. (Hacerse amigo de "el de las llaves" es objetivo número uno).

t.- Un "vespor". No hay festival que se precie que no tenga entre su personal a un manitas para todo. Conocer el lugar, buenos contactos y servir lo mismo para un roto que para un descosido es lo único que hay que exigirle. Se les llama "vespor" (ves-por esto, ves-por lo otro).

u.- Seguridad / sanidad. Todos los cuerpos de seguridad y emergencias son tan necesarios como los barrotes que sujetan el escenario. Son funcionarios o voluntarios pero también humanos y un detalle lo agradecen. No estará de más incrementar con servicios privados. Es aconsejable que el personal de seguridad vaya sin uniforme ni armas. Hay que minimizar y evitar cualquier incidente por pequeño que sea, puede tener consecuencias trágicas. Unos días antes del festival hay que reunirse con todos los cuerpos para diseñar las medidas oportunas. (Y regalarles camisetas y entradas).

v.- Medios de comunicación (Media/Press). Todas las facilidades del mundo para contrarrestar el trato injusto que reciben de los propios artistas. Cuando todo haya sido un desastre, al menos que hablen bien de la organización (la continuidad del festival depende a veces de esto). Contratar un anuncio ayuda mucho. (Invitarles a un "todo-pagado", ayuda más).

w.- Detrás (Backstage). Detrás del escenario los imprescindibles y sin molestar (la feria está delante). Conviene preguntar a los artistas si desean recibir visitas en el camerino. Hay que hacerles ver la necesidad, aunque se muestren reticentes, de saludar a patronos y sponsors. Una zona vip para estos resulta muy agradecido. (Hay que mimarlos pero cuidado con la libre barra).

x.- Animación (Entertain). Grupos de animación a la entrada y dentro crean ambiente, dan color y entretienen en los terribles tiempos muertos. Las pantallas de vídeo resultan esenciales. (Que el vídeo no mate a la estrella del escenario).

y.- Solidaridad y benéficos. No está de más procurar un cierto contenido solidario y aprovechar un acontecimiento festivo para concienciar sobre los graves problemas que hay en el mundo. Siempre desde el convencimiento real, nunca desde la moda (Se nota rápido). Los benéficos sólo con nombres que posean poder de convocatoria. (Triste paradoja la de muchos benéficos cuyas pérdidas son mayores que las ganancias).

z.- Mimos (Catering). Cuidar y mimar a los artistas hasta saciar su vanidad facilita enormemente el resto del trabajo. Los camerinos son su refugio y su bálsamo, su templo y su reino. Agua y fruta es suficiente. Aunque por pedir...Un espejo y unas sillas también es conveniente. (Los managers están para esto, además de cobrar ).

Por último y salga bien o mal el festival (más menos pasa al 50 %) hay que celebrarlo (etílicamante) con el personal que ha trabajado para el festival. Ellos lo agradecen y tú lo necesitas.

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Marce Solís
Director de los Festivales
WOMAD, Festival de Teatro Clásico de Cáceres y ENVIDEO
Extremadura - España
granteatro@bme.es


Autor:    Marce Solís | Area:    Teatro
Título:    Cómo organizar un festival y no morir en el intento (De la A a la Z) | Fecha de publicación:    10/04/2001 18:33:51
Etiquetas:    Organización de festivales

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