I) Introducción
En el artículo anterior, hablamos sobre la evaluación de la eficiencia de compras, pues bien; para llegar a esta situación debemos haber preparado informes del área o de cualquier otra área de la empresa de tal forma de poder tomar las acciones correspondientes.
Podemos preparar informes muy extensos o pequeños, el tiempo, que abarcará, es decir; semanalmente, quincenalmente mensualmente, etc.; en fin una serie de posibilidades distintas para poder explicar a los superiores de nuestra situación.
Aquí analizaremos del porqué y para qué informamos.
II) Desarrollo del tema
Los informes constituyen los medios básicos de comunicación dentro de una organización, como compras está muy interrrelacionada con diferentes dependencias se recomienda utilizar todas las formas de comunicación incluyendo el informe.
Es importante para que exista un buen informe debe haber claridad de presentación, que las ideas sean sencillas y concisas y para que la información presentada sea perfectamente verificable debe cumplir con el requisito de precisión.
El propósito de los informes es de:
1. Comunicar Información.
2. Ayudar a la Evaluación.
3. Ayudar al Autoanálisis (en nuestro caso a Compras).
1.- Información
Un informe es un instrumento de control gerencial que proporciona información para tomar una decisión o juzgar una actividad. Esta información debe estar considerada con los factores significativos.
En cuanto a compras se utilizan para interpretar las acciones, motivos y planes de este departamento.
Se explican las dificultades existentes y las condiciones del mercado de tal forma que la gerencia haga los ajustes necesarios para coordinar los esfuerzos de todos los departamentos.
2.- Evaluación
Otro propósito importante de los informes es el de evaluar el rendimiento del Departamento.
Al presentar compras informes educan a la gerencia acerca de sus actividades y de la contribución del departamento de compras en las utilidades y a las diferentes metas de la organización, logrando el reconocimiento respectivo.
3.- Autoanálisis
Para conseguir este propósito, compras debe de buscar y reunir los datos sobre su desempeño analizando e interpretando dichos datos. Compras deben descubrir los procedimientos y prácticas que sean modificables con el objeto de mejorar la eficacia total del departamento.
Normalmente el plan y el presupuesto de materiales cuando son presentados a nuestros superiores para su aprobación, proporcionan los informes básicos respecto a la actividad.
Existen algunos Principios de la Preparación de Informes, que deben ser breves y explícitos evitando expresiones extravagantes. Normalmente el receptor es una persona ocupada por lo que es necesario se considere algunos puntos importantes.
A) Dirigido a una Persona Específica, teniendo en cuenta las motivaciones, necesidades y limitaciones del tiempo.
B) Ser Objetivo, mencionando los hechos y conclusiones; si hay que incluir opiniones personales tendrá que mencionar un mínimo de emotividad.
C) Específico, mencionar los hechos importantes, destacando lo esencial.
D) Ahorrar el tiempo al lector, se debe dar forma al informe, para lo cual si contiene un resumen y conclusiones, el ejecutivo lo leerá rápidamente, llegando a los temas importantes.
E) Interpretación de Datos, será necesario resaltar hechos y las relaciones significativas, es recomendable hacer comparaciones con los períodos anteriores.
F) No hacer conclusiones dudosas e innecesarias.
G) No excederse, sólo dar los informes necesarios, deben ser significativos y ser revisados periódicamente para ver si aún se usan y si sirve su propósito.
Tipos de informes
Tenemos los Orales y Escritos, cuando se trate de un informe de importancia se pondrá por escrito y tendrá que ser parte de los registros del departamento. Pero gran parte de nuestra actividad diaria se realiza a través de informes verbales; tenemos que indicar que normalmente hacemos informes escritos y debemos de dar las explicaciones de dichos informes, por lo tanto se observa la importancia que presenta el hecho de hablar en público.
En cuanto a la forma, los informes se clasifican en formal o informales. El informal no sigue un patrón prescrito y el formal lo describiremos más adelante.
En términos de la regularidad de presentación los informes se clasifican en periódicos y especiales.
El periódico se presenta a intervalos especificados. Se presentan varios temas en discusión, se caracteriza por representar una interpretación de operaciones del departamento.
Los informes especiales son aquellos que desean tratar un tema en particular y que el departamento desea poner en consideración de la gerencia. Normalmente este tipo de informes le solicita la gerencia para aclarar alguna información específica.
El informe especial trata de un tema en particular, y es analítico y se basa en los resultados de algún estudio o investigación en especial.
La necesidad de redactar informes varía de empresa a empresa, y las características generales de los informes periódicos del departamento de compras pueden incluir:
1. Análisis del estado general del negocio y sus efectos probables.
2. Evaluación del rendimiento del personal de compras.
3. Informes a los proveedores, que incluya análisis de la visita, desempeño en las entregas,
reducción en el precio, y otros puntos de importancia.
4. Relaciones interdepartamentales.
Preparación del informe periódico
Dentro de los informes periódicos debemos de mencionar los hechos significativos de tal forma de ver el rendimiento durante un tiempo y permite la evaluación actual del departamento.
Temas
Aquí se considera a la reunión de datos que se debe de tener y que normalmente se encuentran en nuestros archivos o registros del departamento.
Deben de cubrir normalmente los siguientes puntos:
1. Tendencias del precio
2. Desempeño o rendimiento administrativo.
3. Desempeño del inventario, índices, valor en nuevos soles del inventario, etc.
4. Rendimiento de la adquisición; nuevas fuentes desarrolladas, relación de entregas a fechas solicitadas, etc.
Presentación estadística
Normalmente los informes contienen datos estadísticos, las cuales son difíciles de presentarlos de una manera interesante y exacta. Representaciones como diagramas de barras, circulares y curvas son muy útiles para su comprensión correspondiente, además de contar con otros elementos estadísticos como la media aritmética, la mediana y la
moda cuando se quiera utilizar algún método de promedios; y cuando se tiene una gran cantidad de estadísticas, se cuenta con el rango, la variación y la desviación estándar el número índice y logarítmico, como formas de poder interpretar datos.
Formato de los informes
El objetivo es captar la atención del lector y mantener el interés durante el resto del informe, por lo cual es conveniente que el informe parezca ligero y fácil de leer; con frases cortas márgenes amplios y el empleo de encabezados y sub-encabezados conducen a este objetivo.
Los formatos de los informes deben de contener normalmente los siguientes puntos:
* Títulos
* Resúmenes
* Texto
* Recomendaciones
* Apéndice
Técnicas gráficas
Las gráficas es una buena forma de ilustrar al lector de los cambios y tendencias significativas, las cuales se pueden resumir con uno o dos diagramas. Existen seis alternativas para la ilustración que son:
* Diagramas de Imágenes
* Diagramas de Círculo
* Diagrama de Barras
* Gráficas de Coordenadas
* Mapas
* Diagramas de Flujos
III) Conclusiones
A continuación se detalla las siguientes conclusiones:
1) Los informes dependerán muchos del tipo de industria o de empresa en la cual estamos trabajando.
2) Todas las áreas y en especial el de compras debe de preparar informes semanales, quincenales, mensuales, etc.; de acuerdo a las circunstancias que se presenten.
3) En función de estos informes la gerencia está evaluando la eficiencia del departamento de cada uno.
4) Compras debe de mencionar en sus informes algunos puntos importantes como cambios en los precios, entregas de mercaderías en su oportunidad, reducción de costos, etc.
5) Sucesos como huelga en las plantas de los proveedores, cambio de personal, etc.
6) Movimiento de inventario existente.
Bibliografía
Administración de Compras y Materiales: Michiel Lenders, Harold E. Fearon, Wilbur B. England. Mexico, Compañía Editorial Continental 1985
Administración Logística: Armando Valdés Palacio, Lima-Perú, SAGSA 1984
El Gerente de Compras y sus Funciones: Victor H. Pooler Mexico, Editorial Limusa S.A 1980
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MBA. Ing. Jorge A. Salas Schwarz
Jsalas@correo.ulima.edu.pe