A) INTRODUCCIÓN
Las Empresas industriales y las Gerencias de cada área son medibles, esto se realiza a través de resultados que obtienen al finalizar el año; por lo cual el gerente de compras tiene que proseguir sus tentativas de encontrar normas más perfectas para medir resultados.
Normalmente se juzga la labor de compras en función de la producción, otros han tratado de hacerlo buscando un método estadístico uniforme para evaluar las actividades de compras.
A continuación se tiene la manera de poder evaluar la eficiencia de compras en la organización de una empresa determinada.
B) DESARROLLO DEL TEMA
Es importante poder medir la eficiencia de las distintas áreas o gerencias que tienen las organizaciones de una empresa determinada. Una de éstas es compras, elemento a través del cual se realizan muchos desembolsos de dinero, para adquirir materiales o mercaderías necesarias para el funcionamiento de la entidad.
La evaluación es importante porqué permite a los directivos ver:
a) comprobar la manera eficaz como realizar la labor.
b) constatar si alcanzan los objetivos que se fijaron.
c) medir el trabajo del jefe de compras y su personal y los resultados que se obtienen.
Con esto, permite al jefe de compras y a su gente constatar los resultados y determina la eficiencia de su dependencia a la cual dirige.
La evaluación basada en informes que emite se basa en diferentes métodos las cuales mencionaremos tres que se utilizan mayormente.
I) ASIGNACIÓN POR OBJETIVOS
Se lleva a cabo en función a los objetivos que se fijan a compras y al cumplimiento de dichos objetivos.
Se fijan metas las cuales deben alcanzar de acuerdo al tiempo determinado. Esta asignación de objetivos se puede realizar a la respuesta de ciertas preguntas sobre actividades y tareas que se realiza en la dependencia de compras.
Así tenemos:
* Es posible reducir el costo de compras; ¿en cuánto o en qué rangos?
* ¿Qué porcentaje de descuento se obtienen de los proveedores de la empresa? ¿Se puede aumentar?
* ¿Se tiene acceso a las instalaciones de los proveedores? ¿Puede conseguirlos?
* ¿Existen manuales de organización, funciones, procedimientos y políticas? ¿Pueden prepararse?
En conclusión, existen cinco pasos para un uso efectivo de la administración por objetivos con el propósito de alcanzar las metas de la empresa.
a) Descripción precisa de las responsabilidades de cada puesto.
b) Fijación de metas individuales.
c) Metas convenidas.
d) Fijación de estándares o puntos de referencia.
e) Resultados.
II) ÍNDICES DE MEDICIÓN DE EFICIENCIA
Para poder realizar esta labor, es necesario tener información que se emite en las empresas, principalmente dentro del área de compras, como cantidad, montos de adquisición, consumo, personal involucrado, existencias, etc. También es necesario contar con otros datos pertenecientes a otras áreas de la empresa como ventas, personal que labora en toda la empresa; las cuales permitirá medir los índices determinados.
Hay que indicar que esta labor es búsqueda de información de oficina para así poder determinar dichos índices y los que aplican este procedimiento es posible comparar los índices y así analizarlos y ver si ha existido un deterioro o un progreso dentro de la dependencia.
a) Órdenes de Compra
Existe una gran variedad de información que se tiene en dicho documento, las cuales se pueden agrupar en función del monto total emitido al año, de aquí podemos agruparlas de acuerdo a rangos, es decir; del valor de cada orden de compra como menores de un valor, entre un valor y otro, y mayores de tal valor.
Otra forma de agruparlas es en función de la urgencia que tienen, y sí la dependencia de compras los agrupa en función de las dependencias, podemos ver cuáles son aquellas que no planifican adecuadamente, es decir; no planifican a tiempo.
Existen otras formas de clasificar las órdenes de compra con relación a la atención que se ha dado de manera de:
* Número de órdenes de compra atendidas a tiempo.
* Número de órdenes de compra atendidas con anticipación.
* Número de órdenes de compra con retraso.
Aquí es necesario normar el concepto de anticipado y atraso de las órdenes de compra; cabe mencionar que se toma como base a números de días con relación a la fecha fijada por la orden de compra, para que los materiales estén en almacén.
Todos estos datos nos servirán de ayuda ya que pueden ser confrontados con los que emite contabilidad para el pago a proveedores, de tal manera de establecer diferencias entre el monto comprometido y lo realmente gastado o invertido en materiales.
b) Consumos
Los consumos de materiales están respaldados por los vales de salida ó almacén y los montos respectivos. De aquí se puede establecer el consumo total anual y los consumos referentes a materias primas y a materiales de mantenimiento, importantes para nuestra empresa ya que se concentra la labor de compras en la adquisición de dichos materiales.
c) Existencias
La información que nos interesa con relación con los inventarios y existencias son:
* Promedio mensual de las existencias en almacén.
* Promedio mensual de las existencias en materia prima.
* Promedio mensual de las existencias de materiales para mantenimiento.
d) Ventas
Es importante conocer el monto de artículos vendidos en la empresa en el año, dato que se puede obtener en contabilidad o de los estados financieros de la empresa.
e) Personal
Es necesario saber el número de personas que se tiene en la empresa y los que trabajan en el área de compras, para así poder determinar ratios y comparaciones. Esto puede ir cambiando de año en año por la cantidad de empleados que labora en compras.
f) Entrevistas con los Proveedores
Una de las labores que tiene compras comúnmente es la de entrevistarse con los proveedores, y esto se refleja en el cumplimiento de sus labores por parte de dichos proveedores, es por ello que es necesario el registro de visitas para obtener estos datos.
g) Requisiciones
Con este documento podemos obtener información sobre el total anual de requisiciones recibidas, así como el total por dependencias, de tal forma de observar la dependencia que requiere mayormente de los servicios de compras. Además con dicho documento se puede ver el tiempo de demora que se tiene en la adquisición de los materiales pertinentes; y de aquellas requisiciones que se encuentran en la categoría de urgentes.
h) Gasto Anual de la Dependencia de Compras
Se hace con la intención de saber el costo de renovación, para lo cual es necesario contar con los montos anuales de los gastos en personal, materiales y aquellos otros gastos efectuados por la dependencia de compras, como fax, teléfonos, cables, etc. Esto se debe de efectuar en forma mensual y anual, para así saber lo que cuesta a la empresa tener una dependencia de compras en funcionamiento.
i) Ahorro Anual
La labor de compras permite a las empresas tener economías o ahorros, tanto en las adquisiciones como en los gastos inherentes a su labor. Todas estas economías deben ser registradas para así poderlas informar.
Con toda esta información se realiza la medición del rendimiento de la dependencia de compras, así tenemos los principales índices:
I) Variación del Stock o Inventario en porcentaje (VS %)
VTC
VS % = ----------------------- * 100
CTA
La cual se obtiene dividiendo el valor total de compras al año (VTC) entre el consumo total anual (CTA) multiplicado el resultado por 100.
II) Valor Comprado por Orden de Compra (VC O/C)
VTC
VC O/C = -------------------------
No. O/C
Teniendo la información del valor total de compras al año y del número de órdenes de compra emitidas en el año se podrá obtener el valor de lo comprado por cada orden de compra mediante la división correspondiente.
III) Porcentaje de Empleados de compras en relación al total de Empleados de la empresa (% EC)
NEE
% EC = --------------------------- * 100
NEC
Aquí sabremos qué porcentaje del total de empleados de la empresa, corresponde a la dependencia de compras para establecer relaciones en cuanto a la magnitud del trabajo que este personal realiza para dar un adecuado servicio en el abastecimiento de los materiales.
Se divide el número de empleados asignados (NEE) entre el número de empleados asignados a compras (NEC), y el resultado multiplicado por 100.
IV) Valor comprado por empleados (VCE)
VTC
VCE = ---------------------------- * 100
NEC
Se obtiene al dividir el valor total de compras (VTC) en el año entre el número de empleados que tiene compras (NEC).
V) Índice de Rotación de Inventarios (IRI)
CTA
IRI = ------------------------------------
I Promedio
Es la relación entre el consumo y el inventario promedio, nos da una medición de la eficiencia de los inventarios y a través de ellos a compras por ser quien adquiere los materiales y repone las existencias.
VI) Número de Ordenes de Compra por Empleado (No. O/C E)
No. O/C /NEC
No. O/C E = ---------------------------------------------
DU
Consiste en determinar cuántas órdenes de compra se emite diariamente por cada empleado que trabaja en la dependencia. Para lo cual hay que dividir el Número de ordenes de compras expedidas en el año ( No. O/C), entre el número de empleados asignados a compras (NEC); y el resultado dividirlo entre días útiles (DU) que tiene el año.
VII) Porcentaje Anual de Ahorro (PAA)
AA
PAA = ------------------------- * 100
VTC
Conociendo el valor del ahorro anual y el total de compras efectuadas en el año se procede establecer el ahorro obtenido en el año.
VIII) Costo de Renovación (CR)
GAC
CR = -------------------------
No. O/C
Es constatar el valor de emitir una orden de compra llamada también costo de renovación; para encontrar dicho valor se halla dividiendo el gasto anual de la dependencia de compras (GAC) entre el número de órdenes de compra emitidas en el año (No. O/C), este resultado es el valor de la emisión de una orden de compra.
III) COSTO NETO FINAL DE COMPRAS
Los factores que emplea este método para medir la eficiencia son:
a) Economías Comprobadas:
* Precios pagados por los materiales adquiridos.
* Métodos o sistemas perfeccionados o implantados.
* Sustitución de artículos por otros mejores y de menor costo.
b) Gastos de funcionamiento de la dependencia.
c) Gastos ocasionados por errores en las compras.
* Errores en las compras.
* Costos mayores, debido a retrasos en la recepción, falta de material, etc.
* Devolución debido a errores de compras.
d) Gastos de almacenaje y comprobación de las existencias en almacén (costo de posesión).
La fórmula de eficiencia utilizada es:
G - E
EF = 100 - ( ----------------- ) * 100
V
donde:
I = Ineficiencias
G = Gastos
E = Economías
V = Valor total de compras
el rango aceptado de ineficiencia es de 20%.
C) CONCLUSIONES
De acuerdo a lo tratado, existen dos enfoques que pueden emplearse para evaluar el desempeño de la labor de compras.
1. Una evaluación continúa que compara los resultados de operación con el plan, el presupuesto y los objetivos establecidos para el departamento y el personal.
2. Una auditoría externa realizada por personal fuera de la empresa.
Bibliografía
Administración de Compras y Materiales: Michiel Lenders, Harold E. Fearon, Wilbur B. England.
Administración Logística: Armando Valdés Palacio.
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MBA. Ing. Jorge A. Salas Schwarz
Jsalas@correo.ulima.edu.pe